Si tienes un negocio, es posible que necesites completar el Formulario W-9 del IRS.
Propósito del Formulario W-9
El IRS utiliza el Formulario W-9 para recopilar información de los proveedores que contratan como contratistas independientes. Cuando un negocio paga a un contratista más de $600 en un año, debe informar esas ganancias al IRS en un formulario 1099-MISC. El IRS quiere saber por qué se paga a los contratistas con fines fiscales. Los negocios utilizan la información en el W-9 para completar el 1099. El W-9 solicita el nombre del contratista, el negocio o entidad comercial y el número de identificación fiscal o número de seguro social. El formulario también pregunta al contratista si está exento de la retención de respaldo. La mayoría de los contribuyentes lo están, pero si no lo están, el negocio debe retener el 28% del pago del contratista y enviarlo al IRS. Los empleados, no los contratistas, de una empresa deben dudar cuando se les pida que completen un W-9. Hay una gran diferencia entre un empleado y un contratista independiente. Los empleados deben completar el formulario W-4.
Las instituciones financieras a veces necesitan un W-9 al informar dividendos o intereses. Pero en la mayoría de los casos, la institución financiera ya debería haber registrado el número de identificación fiscal del beneficiario al abrir la cuenta.
Propósito del Formulario W-9
El propósito de un W-9 es recopilar información fiscal de un proveedor. Cuando una empresa paga a un no empleado u otra entidad más de $600 en un año por su servicio, la empresa debe presentar una declaración de información. Para garantizar que la información devuelta sea precisa, la empresa envía un W-9 para recopilar toda la información requerida directamente del proveedor. Mientras que alguna información está disponible públicamente, el Formulario W-9 protege a la empresa que intenta obtener la información al requerir que la otra parte firme el formulario rellenado. La firma certifica:
La validez del número de identificación fiscal (TIN) proporcionado.
Que la otra parte no está sujeta a la retención de respaldo.
Que la otra parte está reclamando la exención de la retención de respaldo.
El código FATCA utilizado por el proveedor (y el estado de exención del proveedor).
Las empresas utilizan el nombre, la dirección y el número de Seguro Social o número de identificación fiscal (TIN) proporcionados por los contratistas en el Formulario W-9 para completar esa declaración de información. Ni el remitente ni el destinatario deben enviar una copia al IRS. Además, la empresa que solicita la información fiscal debe asegurar de manera segura copias del formulario.
Usos del Formulario W-9
- El Formulario W-9 se utiliza para preparar una variedad de declaraciones informativas al IRS.
- La solicitud más común ocurre cuando un contratista independiente completa un trabajo para una empresa y recibe un pago.
- Si ese contratista independiente recibe más de $600 en un año calendario, se le debe enviar un Formulario 1099-MISC y autodeclarar sus impuestos.
- El propósito de un Formulario W-9 se extiende más allá de esta única situación.
Una banca o institución financiera confía en recibir información fiscal para informar correctamente el Formulario 1099-INT, 1099-DIV o 1099-B. También se puede pedir a un contribuyente que entregue un Formulario W-9 para cancelar deudas, préstamos estudiantiles o transacciones inmobiliarias.
¿Quién Debe Completar el Formulario W-9?
Si eres un empleado, tu empleador retendrá impuestos sobre la renta, retendrá y pagará impuestos de Seguro Social y Medicare, y pagará impuestos por desempleo sobre tu sueldo. Recibirás un W-2 que resume tus ganancias. En lugar de completar un Formulario W-9, a menudo se le pide a los nuevos empleados que completen un W-4 para proporcionar su información tributaria a su empleador.
Si eres un contratista independiente, un empleador de tus servicios no se encargará de estas cosas. Eso significa que serás responsable de la parte del empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare, y no serás elegible para compensación por desempleo si te despiden. Para informar parte de esta información relacionada al IRS, los contratistas independientes, autónomos y otros no empleados que recibieron pagos deben completar un Formulario W-9.
Las instituciones financieras pueden solicitar a un nuevo cliente que complete un W-9 ya que es una forma útil de recopilar y registrar los detalles de un cliente. Las empresas inmobiliarias también pueden pedir a los inquilinos que completen un W-9 como método de almacenar su información.
Información Requerida en el Formulario W-9
El Formulario W-9 solicita a los contratistas independientes ocho piezas de información:
- Línea 1, Nombre de la Entidad/Individual.
- Línea 2, Nombre Comercial.
- Línea 3, Clasificación Fiscal Federal.
- Línea 4, Exenciones.
- Línea 5 y Línea 6, Dirección.
- Línea 7, Números de Cuenta.
- Parte I, Número de Identificación Fiscal (TIN).
Al completar la información anterior, el contribuyente debe firmar el formulario en la Parte II (Certificación). Dado que el Formulario W-9 requiere listar un número de identificación fiscal o número de Seguro Social, tanto la persona que lo completa como la empresa que recibe el formulario completo deben guardarlo cuidadosamente durante la transmisión y posterior recepción para protegerse contra el robo de identidad.
Sanciones por No Cumplir con el Formulario W-9
El IRS ha establecido varias sanciones por no cumplir con los requisitos de presentación del Formulario W-9. Si el contribuyente no proporciona un número de impuestos correcto, el contribuyente está sujeto a una multa de $50 por cada instancia de incumplimiento con la ley tributaria. Esta multa puede ser eximida si el contribuyente puede probar que el incumplimiento no fue debido a negligencia.
Un contribuyente también puede estar sujeto a sanciones civiles por proporcionar información incorrecta que resulta en una retención incorrecta. Si el contribuyente hace una declaración falsa que resulta en ninguna retención de respaldo, está sujeto a una multa de hasta $500. Las penas empeoran con un mayor incumplimiento, ya que el contribuyente puede estar sujeto a sanciones penales en ciertos casos. Falsificar de manera intencional cualquier información o afirmaciones sujeta al contribuyente a multas o prisión.
El solicitante de la información tributaria no está exento de sanciones. Si el solicitante revela o utiliza el TIN del contribuyente en violación de la ley federal, el solicitante puede estar sujeto a sanciones civiles o penales.
Otros Consideraciones
Un contratista independiente que reciba un W-9 inesperado debería dudar antes de completarlo e investigar si el solicitante tiene una razón legítima para pedir este formulario. Las instituciones financieras a veces utilizan el Formulario W-9 para solicitar información de un cliente cuando necesitan informar dividendos o intereses. Ten cuidado aquí: la institución financiera probablemente ya tenga tu número de identificación fiscal cuando abriste la cuenta.
Otra situación en la que debes dudar antes de completar el Formulario W-9 es si la empresa que te lo pide es tu empleador y se supone que debes ser clasificado como empleado, no como contratista independiente.
Si se niega a responder a una solicitud legítima, tu cliente retendrá impuestos de tu pago a una tasa del 24%. Las empresas tienen una fuerte obligación del IRS de obtener un Formulario W-9 completo de cualquier persona a la que paguen $600 o más durante el año. El incumplimiento puede resultar en multas.
Si piensas que la persona que solicita el formulario no tiene motivos comerciales para pedirlo, la negativa es probablemente una buena idea. Si tienes dudas, consulta a un profesional tributario para obtener orientación.
Un banco, una casa de bolsa, una institución crediticia que haya cancelado una deuda que debes, o el emisor de un premio que has ganado, todos podrían pedirte que completes un W-9. Si recibes un correo electrónico diciendo que has ganado un premio en un concurso del que no recuerdas haber participado, es posible que no desees darle esa persona un W-9.
Ten cuidado con los estafas de phishing de W-9. Si recibes una solicitud de correo electrónico para un Formulario W-9 y no estás seguro de que sea legítima, contacta al emisor supuesto por teléfono (y no uses ningún número de teléfono en el correo electrónico sospechoso) para preguntar si la solicitud es válida. Los atacantes son sofisticados y pueden hacer que un mensaje parezca que proviene de tu banco o incluso de tu cliente. Y si recibes un correo electrónico del IRS, definitivamente es un intento de phishing y debes reenviar el correo electrónico a [email protected]. El IRS no inicia contacto con los contribuyentes por correo electrónico.
Conclusión
Los formularios W-9 se utilizan en muchas situaciones diferentes, a menudo para contratistas independientes o autónomos. Es importante completar el formulario correctamente, ya que puedes estar sujeto a sanciones si se completa incorrectamente; sin embargo, toda la información debería ser relativamente fácil de obtener. Presta atención a cómo distribuyes el formulario a la parte solicitante y toma medidas para proteger tu información sensible y tu estado de declaración impositiva precisa.
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