La contabilidad es una parte fundamental para llevar a cabo un pequeño negocio. Implementar sistemas y mejores prácticas para llevar un registro de los gastos e ingresos es clave para administrar el flujo de efectivo. Sin estos sistemas en su lugar, es demasiado fácil perder de vista los fondos o crear registros financieros necesarios para presentar impuestos y solicitar financiamiento para pequeñas empresas, si es necesario.

¿Qué implica la contabilidad para pequeñas empresas?

La contabilidad es crucial para que las pequeñas empresas administren efectivamente sus finanzas. Establecer sistemas contables implica abrir una cuenta bancaria comercial, elegir un método contable, configurar un plan de cuentas y determinar el año fiscal. Además, llevar una contabilidad básica incluye tareas como realizar un seguimiento de los gastos, registrar transacciones con precisión, documentar recibos y conciliar estados bancarios. Las declaraciones financieras, como el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo, ofrecen información sobre la salud financiera de una pequeña empresa. Es fundamental que las pequeñas empresas comprendan sus obligaciones fiscales, realicen un seguimiento de los gastos deducibles y presenten impuestos a tiempo.

Configuración de contabilidad para pequeñas empresas

Apertura de una cuenta bancaria para pequeñas empresas

Abrir una cuenta bancaria comercial le permite separar los gastos comerciales de los personales, lo que puede ser útil a la hora de presentar impuestos si planea deducir gastos elegibles. Para abrir una cuenta bancaria para una pequeña empresa, generalmente necesitará tener lo siguiente:

  • Número de Identificación del Empleador (EIN) o un número de Seguro Social si opera como propietario único.
  • Documentos de formación empresarial.
  • Acuerdos de propiedad.
  • Licencia comercial, si su estado lo requiere para hacer negocios.

Recuerde comparar las tarifas, características y beneficios asociados con diferentes cuentas bancarias comerciales para encontrar la que mejor se ajuste a sus necesidades.

Elección de un método contable

Su método contable determina cómo informa los ingresos y deduce los gastos durante el año. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) le permite elegir entre dos opciones: el método de efectivo y el método de acumulación.

El método de efectivo consiste en informar los ingresos en el año en que los recibe y deducir los gastos en el año en que los paga. Mientras tanto, con el método de acumulación, reportaría los ingresos en el año en que los gana, independientemente de cuándo los reciba.

Configuración de un plan de cuentas

Un plan de cuentas es una lista de todas las cuentas disponibles para registrar transacciones en su programa de software contable, si usa uno, o un libro mayor general si no. Para crear este plan, primero organizaría sus cuentas en categorías específicas y luego las subdividiría en subcuentas relevantes.

Cada categoría se le asigna un rango de números que se utilizan para dar seguimiento a cuentas individuales. Por ejemplo, si tiene una categoría para cuentas de activos comerciales, su organización podría verse así:

  • Activo: Cuenta corriente, 1005
  • Activo: Cuenta de ahorros, 1015
  • Activo: Cuenta de mercado de dinero, 1020

Siga este sistema para todas las categorías de cuentas que tenga. Las categorías comunes incluyen cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

Determinación del año fiscal

Un año fiscal son 12 meses consecutivos durante los cuales se registran las actividades contables. Los propietarios de pequeñas empresas pueden decidir cuándo comienza y termina su año fiscal; la única regla es que debe ser de 12 meses consecutivos.

Por ejemplo, puede elegir comenzar su año fiscal el 1 de julio y que termine el 30 de junio del siguiente año calendario. O puede optar por un enfoque más tradicional y que su año fiscal siga el año calendario estándar, según lo que funcione mejor para su negocio.

Contabilidad básica para pequeñas empresas

La contabilidad básica para propietarios de pequeñas empresas se basa en un conjunto central de tareas, todas diseñadas para ayudarlo a realizar un seguimiento de dónde van los fondos. Las prácticas contables más importantes incluyen:

  • Realizar un seguimiento de los gastos de la pequeña empresa.
  • Registrar transacciones con precisión.
  • Documentar y archivar recibos.
  • Conciliar estados bancarios.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos) fomenta a los propietarios de pequeñas empresas a mantener una documentación adecuada para los gastos, como recibos que muestren la cantidad gastada, la fecha, el método de pago y lo que se compró.

Tomadas por separado, esas tareas pueden consumir mucho tiempo. Al utilizar un programa de software contable integral, se vuelven más fáciles. El mejor software de contabilidad sincroniza con su cuenta bancaria de negocios y sistemas de nómina para que pueda importar y exportar fácilmente el historial de transacciones. Cubriremos algunas de las mejores opciones de software de contabilidad empresarial un poco más adelante.

Declaraciones financieras para pequeñas empresas

Las declaraciones financieras pueden proporcionar información valiosa sobre cómo su pequeña empresa está administrando los ingresos y gastos. También necesitará presentar declaraciones financieras actualizadas a los prestamistas si planea solicitar financiamiento para pequeñas empresas en algún momento.

Hay tres estados financieros que todas las pequeñas empresas deberían considerar crear:

  • Estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias).
  • Balance general.
  • Estado de flujo de efectivo.

Si ya está utilizando un programa de software contable para pequeñas empresas, es posible que pueda generar automáticamente estas declaraciones utilizando la información de gastos e ingresos que ya ha ingresado.

Consideraciones fiscales para pequeñas empresas

Administrar una pequeña empresa significa que debe presentar una declaración de impuestos y pagar lo que debe, si es necesario, al IRS. Las empresas deberán pagar impuestos federales y estatales, así como cualquier impuesto local que pueda aplicarse. Hay cinco tipos de impuestos sobre pequeñas empresas a nivel federal:

  • Impuesto sobre la renta.
  • Impuesto por cuenta propia.
  • Impuesto estimado.
  • Impuesto al empleador.
  • Impuesto sobre productos especiales.

Su estructura comercial determina qué tipos de impuestos debe pagar. Recuerde que si tiene empleados, también deberá tener en cuenta el impuesto sobre nómina.

Deducción de gastos comerciales

El IRS permite a los propietarios de empresas deducir una serie de gastos. Las deducciones reducen su ingreso imponible para el año. Algunos de los gastos que puede deducir incluyen:

  • Comidas de negocios.
  • Viajes de negocios.
  • Seguros comerciales.
  • Gastos de oficina en casa.
  • Servicios públicos y alquiler de locales comerciales.
  • Compras de inventario.
  • Compras de vehículos o gastos de vehículos elegibles.
  • Beneficios para empleados.
  • Aportaciones al plan de jubilación.

Necesitará llevar un registro de todos estos gastos y mantener los registros adecuados para cada uno. Mantener registros precisos sirve para dos propósitos: asegurarse de deducir las cantidades correctas al presentar sus impuestos y demostrar sus deducciones en caso de que su empresa sea seleccionada para una auditoría fiscal.

Software y herramientas para la contabilidad de pequeñas empresas

Programas de software, aplicaciones y herramientas pueden ahorrar tiempo a su empresa y potencialmente dinero si logra una contabilidad más precisa. Usar un programa de software puede eliminar la necesidad de conservar un contador a tiempo completo, lo cual puede aumentar los gastos de su empresa.

Además, el software de contabilidad puede ayudarlo a:

  • Crear predicciones de costos.
  • Realizar pronósticos para determinar el retorno potencial de las inversiones comerciales.
  • Administrar inventarios.
  • Administrar la nómina.
  • Enviar y recibir facturas.
  • Realizar seguimiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Hay numerosas opciones de software para pequeñas empresas, siendo QuickBooks y FreshBooks dos de las más populares.

Externalización de servicios contables para pequeñas empresas

Si bien podría encargarse de la contabilidad de su pequeña empresa por su cuenta, puede considerar la externalización a un profesional contable.

En cuanto a las ventajas de hacerlo, dejar que otra persona maneje su contabilidad significa que tendrá una preocupación menos. En lugar de realizar cálculos, estará libre para concentrarse en otras tareas necesarias para dirigir o hacer crecer su empresa. Un contador también puede garantizar una mayor precisión y tener un mayor conocimiento del código tributario y los requisitos de declaración.

La desventaja es que la externalización significa que la información financiera de su empresa está siendo vista por otra persona, lo que puede ser un aspecto con el que se sienta cómodo o no. Además, también debe considerar lo que podría pagar para contratar a un contador a tiempo completo o parcial.

En cuanto a cómo elegir un contador, puede pedir recomendaciones a otros propietarios de empresas que conozca. Si puede obtener algunos nombres, puede programar reuniones con aquellos que parezcan prometedores. Durante su reunión con ellos, considere hacer las siguientes preguntas para tener una mejor idea de qué tan bien se alinean con su empresa:

  • ¿Cuánto tiempo ha trabajado en el campo de la contabilidad?
  • ¿Es contador público certificado (CPA) o posee alguna otra credencial profesional?
  • ¿Con qué tipo de propietarios de pequeñas empresas trabaja típicamente?
  • ¿Cuál es el rango completo de servicios que ofrece?
  • ¿Cuánto cobra y cómo se estructuran las tarifas?
  • ¿Con qué frecuencia nos comunicaremos y cuál es su método de comunicación preferido?

Puede optar por trabajar con un contable virtual si se siente cómodo conectándose a través de videollamadas de Zoom o correo electrónico. Es posible que las tarifas sean más bajas, pero asegúrese de preguntar acerca de su experiencia antes de formalizar un acuerdo para contratar sus servicios.

Mejores prácticas para la contabilidad de pequeñas empresas

Seguir las mejores prácticas puede minimizar los errores en la contabilidad de su pequeña empresa y ayudarlo a mantener registros más precisos. Lo que parecen esas prácticas puede variar de un negocio a otro, pero como mínimo, es una buena idea incluir lo siguiente:

  • Mantener cuentas bancarias y tarjetas de crédito separadas para gastos comerciales y personales.
  • Asegurar la precisión en el registro comercial.
  • Revisar regularmente los estados financieros.
  • Buscar asesoramiento profesional cuando sea necesario.
  • Respaldar y asegurar registros.

Configurar un sistema de gestión documental puede ayudar a organizar sus registros para que sean más fáciles de revisar. Hay diferentes maneras de organizar archivos, dependiendo de lo que necesite almacenar.

Por ejemplo, si necesita guardar una copia de un documento por separado de otros archivos, puede colocarlo en su propia carpeta protegida por contraseña dentro de su software de gestión de documentos.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar software de contabilidad para pequeñas empresas?

Usar un software de contabilidad puede permitirle ahorrar tiempo al administrar las finanzas de su empresa. Puede sincronizar cuentas financieras para importar fácilmente el historial de transacciones, hacer un seguimiento de los gastos, verificar la precisión de las transacciones y generar declaraciones financieras importantes.

¿Cuáles son las mejores prácticas para mantener registros financieros precisos?

Algunas de las mejores formas de garantizar la precisión en los registros financieros incluyen mantener cuentas comerciales y personales separadas, utilizar un programa de software contable para hacer un seguimiento del flujo de efectivo, actualizar regularmente los estados financieros y realizar una auditoría anual para revisar la historia financiera de su empresa.

¿Qué tipos de registros deben mantener las pequeñas empresas?

Las pequeñas empresas necesitan mantener registros precisos relacionados con los gastos que incurran, especialmente para los gastos que planean deducir. También es importante mantener registros de cualquier acuerdo con proveedores y suministradores, estados de cuenta bancarios, documentos que muestren el pago de impuestos trimestrales estimados y declaraciones de impuestos anuales.

Conclusión

No se puede subestimar la importancia de la contabilidad para las pequeñas empresas. Ya sea que esté iniciando un nuevo negocio o tenga experiencia, crear un sólido plan de contabilidad puede ayudarlo a monitorear y mantener su salud financiera.