En el mundo de las finanzas empresariales, un sistema contable de doble entrada que utiliza tanto un libro mayor general como un diario general es posiblemente el mejor método para rastrear los datos financieros generales de una empresa y mantener las operaciones funcionando de manera eficiente y rentable.

¿Qué son los Diarios Generales?

Simplemente definido, el diario general se refiere a un libro de entradas originales, en el cual los contadores y contables registran transacciones comerciales en crudo, en orden según la fecha en que ocurren los eventos. Un diario general es el primer lugar donde se registran los datos, y cada página en el artículo cuenta con columnas divisorias para fechas, números de serie, así como registros de débito o crédito.

Algunas organizaciones mantienen diarios especializados, como diarios de compras o diarios de ventas, que solo registran tipos específicos de transacciones.

Una vez que una transacción se registra en un diario general, los montos se transfieren a las cuentas apropiadas, como cuentas por cobrar, equipos y transacciones en efectivo.

¿Qué son los Libros Mayores Generales?

Un libro mayor general es un libro o archivo que los contadores utilizan para registrar todas las cuentas relevantes. El libro mayor general rastrea cinco elementos contables prominentes: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos.

Las transacciones que primero aparecen en los diarios se registran posteriormente en las cuentas del libro mayor general. Luego, los saldos de cuentas se calculan y se transfieren del libro mayor general a un balance de comprobación antes de aparecer en los estados financieros oficiales de una empresa.

Cada elemento contable se muestra como una tabla en forma de “T” de dos columnas. El contable coloca típicamente el título de la cuenta en la parte superior de la “T” y registra las entradas de débito en el lado izquierdo y las entradas de crédito en el lado derecho. A veces, el libro mayor general muestra columnas adicionales para detalles tales como descripción de la transacción, fecha y número de serie.

¿Por qué es importante?

A pesar de los avances en la tecnología de software, siempre habrá una necesidad de registrar transacciones no rutinarias en diarios generales, como ventas de activos, deudas dudosas, pagos parciales y depreciación.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan software contable para registrar transacciones en libros mayores generales y en diarios, lo que ha agilizado drásticamente estas actividades básicas de llevanza de registros. De hecho, la mayoría de los programas de contabilidad ahora mantienen un repositorio central donde las empresas pueden registrar simultáneamente entradas en los libros mayores y diarios. Estos avances tecnológicos facilitan y hacen menos tedioso el registro de transacciones, y no es necesario mantener cada libro de cuentas por separado.

En palabras del autor del artículo original, “Los avances en la tecnología del software contable han facilitado y agilizado en gran medida estas actividades básicas de llevanza de registros, lo cual es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa en términos financieros”.