Los gastos prepagados son pagos por bienes o servicios que se recibirán en el futuro. Estos gastos no se registran inicialmente en el estado de resultados de una empresa para el período en que se realiza el pago.

En cambio, los gastos prepagados se registran primero en el balance general como un activo. Pero, a medida que se reciben los productos y servicios, los gastos prepagados se reconocen en el estado de resultados para cada período en que se gasta el dinero.

Concepto de gastos prepagados

Los gastos prepagados son pagos realizados por bienes y servicios que una empresa tiene la intención de pagar por adelantado pero que se incurrirán en algún momento en el futuro. Ejemplos de gastos prepagados incluyen seguros, alquileres, arrendamientos, intereses e impuestos.

Los gastos prepagados no se incluyen en el estado de resultados según los principios contables generalmente aceptados (PCGA). En particular, el principio de concordancia de los PCGA requiere la contabilidad de devengo, que estipula que los ingresos y gastos deben informarse en el período en que se realice el gasto, no cuando se intercambie efectivo o dinero.

En otras palabras, los gastos deben registrarse cuando se incurran. Por lo tanto, los gastos prepagados no se reconocen en el estado de resultados cuando se pagan porque aún no se han incurrido.

Hemos esbozado el procedimiento para informar sobre los gastos prepagados a continuación con un poco más de detalle, junto con algunos ejemplos.

Registro de gastos prepagados

Cuando una empresa paga por un gasto por adelantado, se reconoce como un activo prepagado en el balance general, y se registra al mismo tiempo una reducción en el efectivo de la empresa (o cuenta de pago) por la misma cantidad. La mayoría de los gastos prepagados aparecen en el balance general como un activo corriente a menos que el gasto no se realice hasta después de 12 meses, lo cual es raro.

Luego, cuando se incurre en el gasto, la cuenta de gasto prepagado se reduce por el monto del gasto y se reconoce el gasto en el estado de resultados de la empresa en el período en que se incurrió.

Seguros como gasto prepagado

Una de las formas más comunes de gastos prepagados son los seguros, que generalmente se pagan por adelantado. Esto significa que la prima que paga se asigna al período de tiempo próximo.

Por ejemplo, la empresa ABC paga una prima de $12,000 por un seguro de responsabilidad de directores y funcionarios para el próximo año. La empresa paga la póliza por adelantado y luego, cada mes, realiza un asiento de ajuste para tener en cuenta el gasto en seguros incurrido. La entrada inicial, donde cargamos la cuenta de gastos prepagados y acreditamos la cuenta utilizada para pagar el gasto, se vería así:

Luego, después de un mes, la empresa realiza un asiento de ajuste para el seguro utilizado. La empresa realiza un cargo a la cuenta de gasto correspondiente y acredita la cuenta de gastos prepagados para reducir el valor del activo. El ajuste mensual para la empresa ABC sería de $12,000 dividido por 12 meses, o $1,000 al mes. El asiento de ajuste al final de cada mes sería el siguiente:

Alquiler como gasto prepagado

Las empresas pueden prepagar el alquiler por varios meses por adelantado para obtener un descuento, o tal vez el arrendador requiere un pago por adelantado dada la solvencia del arrendatario. En cualquier caso, supongamos que la empresa XYZ está pagando por adelantado el alquiler de espacio de oficina por seis meses, por un total de $24,000. La entrada inicial es la siguiente:

Luego, al final de cada mes, el balance de alquiler prepagado en el balance general se reduce por el monto mensual de alquiler, que es de $4,000 por mes ($24,000 ÷ 6 meses). Al mismo tiempo, la empresa reconoce un gasto de alquiler de $4,000 en el estado de resultados. Así, el asiento de ajuste mensual sería el siguiente:

Otros gastos prepagados

Los gastos adicionales que una empresa puede prepagar incluyen intereses e impuestos. Los intereses pagados por adelantado pueden surgir cuando una empresa realiza un pago antes de la fecha de vencimiento. Mientras tanto, algunas empresas pagan impuestos antes de que venzan, como un pago de impuestos estimado en función de lo que podría vencer en el futuro. Otros gastos prepagados menos comunes podrían incluir alquiler de equipos o servicios públicos.

A modo de ejemplo, consideremos la empresa Build Inc. que ha alquilado un equipo para un trabajo de construcción. La empresa pagó $1,000 el 1 de abril, para alquilar un equipo para un trabajo que se realizará en un mes. La empresa reconocería la transacción inicial de la siguiente manera:

Luego, cuando se utiliza el equipo y se incurre en el gasto real, la empresa realizaría el siguiente asiento para reducir la cuenta de activos prepagados y tener el gasto de alquiler en el estado de resultados:

Independientemente de si se trata de seguros, alquileres, servicios públicos o cualquier otro gasto pagado por adelantado, debe registrarse en la cuenta de activos prepagados correspondiente. Luego, al final de cada período, o cuando se incurre en el gasto, se debe realizar un asiento de ajuste para reducir la cuenta de activos prepagados y reconocer (acreditar) el gasto de ingresos correspondiente, que luego aparecerá en el estado de resultados.

En qué sección de los estados financieros se registran los gastos prepagados

Los gastos prepagados se registran como activos en el balance general. Una vez que se realiza, el gasto se registra en el estado de resultados.

¿Por qué los gastos prepagados son un activo?

Los gastos prepagados se clasifican como activos porque representan bienes y servicios que se consumirán, generalmente dentro de un año.

¿Cuál es la regla de los 12 meses para gastos prepagados?

La regla de los 12 meses permite a los contribuyentes deducir los gastos prepagados en el año actual si el activo no excede los 12 meses desde la fecha de pago o el final del año fiscal siguiente al año en que se realizó el pago.

En resumen, a veces se realizan pagos para beneficios futuros. En contabilidad, estos pagos o gastos prepagados se registran como activos en el balance general. Una vez incurrido, se reduce la cuenta de activos y se registra el gasto en el estado de resultados. Sin embargo, el principio de concordancia de los PCGA impide que estos gastos se registren en el estado de resultados antes de que se realice el activo.