¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar (AP) son una responsabilidad en la que una empresa debe dinero a uno o más acreedores. A menudo se confunden las cuentas por pagar con los gastos operativos principales de una empresa. Sin embargo, las cuentas por pagar se presentan en el balance general de la empresa y los gastos que representan están en el estado de resultados.

Importancia de las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar (AP) son una cuenta en el libro mayor de una empresa. Las sumas de AP muestran la deuda a corto plazo de una empresa con sus acreedores o proveedores. Las cuentas por pagar son pasivos en el balance general porque aún no se han pagado. Las empresas analizan las cuentas por pagar para comprender su capital de trabajo y así utilizarlo de la mejor manera posible.

Cuenta de Pasivo vs. Cuenta de Gasto

La mejor manera de distinguir entre pasivos y gastos es analizando el flujo de efectivo. Los pasivos son obligaciones que aún no se han pagado. Los gastos son costos que se han incurrido para generar ingresos, pero que pueden o no haber sido pagados.

Los pasivos se muestran en el balance general de una empresa, que muestra una vista clara y fácil de entender de la situación financiera de una empresa para un período de tiempo específico. Los pasivos se registran tradicionalmente en el submayor de cuentas por pagar en el momento en que una factura se aprueba para su pago. La aprobación de una factura significa que se ha registrado en el libro mayor como una responsabilidad pendiente, donde la transacción de pago aún está en proceso. Estas cuentas por pagar a menudo se denominan cuentas por pagar comerciales.

Las cuentas de pasivo incluyen intereses adeudados en préstamos de acreedores, conocidos como intereses por pagar, así como cualquier obligación tributaria acumulada por una empresa, que se conoce como impuestos por pagar. Estas no son parte de las cuentas por pagar.

La deuda con los acreedores generalmente debe pagarse dentro de un período de tiempo corto, alrededor de 30 días o menos. Estos pagos no involucran un pagaré. Por ejemplo, las obligaciones hipotecarias no se agruparían en las cuentas por pagar porque de hecho cuentan con un pagaré adjunto. Por esta razón, las obligaciones hipotecarias caen bajo “pagarés”; ninguna de ellas se clasifica como cuentas por pagar.

Los gastos se muestran en el estado de resultados de una empresa, que detalla los ingresos y gastos para transmitir el ingreso neto en un período dado. Un ejemplo de una transacción de gastos sería cualquier costo incurrido mientras un vendedor intenta generar ingresos en un viaje de networking. Estos gastos pueden incluir alojamiento, cenas con clientes, alquiler de automóviles, gasolina, suministros de oficina y materiales multimedia utilizados para presentaciones.

Medidas de Seguimiento Logístico

No sorprende que llevar un seguimiento de las cuentas por pagar pueda ser una tarea compleja y onerosa. Por esta razón, las empresas suelen emplear contadores que a menudo utilizan software de contabilidad avanzado para monitorear facturas y el flujo de dinero saliente.

Estas responsabilidades de seguimiento se vuelven exponencialmente más complicadas con grandes empresas que tienen múltiples líneas de negocios, y con grandes fabricantes de productos que producen numerosas unidades de almacenamiento de existencias (SKUs). Para tales entidades, el personal de contabilidad está recurriendo cada vez más al uso de soluciones especializadas de automatización de cuentas por pagar, a menudo conocidas como “ePayables”, para simplificar los procesos automatizando los elementos en papel y manuales asociados con la coordinación de facturas de una organización.