Microsoft Excel es una herramienta poderosa que se puede utilizar para diversas finalidades. Para una pequeña empresa con pocas transacciones, un empresario astuto puede usar Excel como un sustituto de software de contabilidad. Para los propietarios de negocios que necesitan perfeccionar sus habilidades en Excel antes de tomar este camino, existen muchos cursos en línea de Excel para probar.

¿Cómo utilizar Excel como un libro mayor?

Es importante tener en cuenta que cada empresa es diferente y, por lo tanto, tendrá distintas necesidades de informes. El primer paso para establecer un proceso de contabilidad es determinar qué métricas contables se necesitarán incluir según el tipo de negocio.

Una configuración simple de registro debe incluir columnas para la fecha de la transacción, descripción de la transacción y un número de referencia, como números de factura o cheque. Las siguientes columnas listarán cada una de las cuentas que se utilizarán durante el año. Se debe pensar cuidadosamente en la selección de las cuentas, ya que será difícil volver atrás y hacer cambios más adelante.

El libro mayor utiliza la contabilidad de doble entrada para realizar un seguimiento de todas las transacciones de la empresa, por lo que es importante tener una sólida comprensión de este concepto antes de comenzar a utilizar Excel como un libro mayor.

Contabilidad de doble entrada en Excel

Si esta es una empresa nueva, la primera transacción probablemente sea la inversión de capital realizada en la empresa. Por ejemplo, supongamos que una emprendedora llamada Jane decide abrir un taller de máquinas. Ella tiene $750,000 de ahorros para comenzar el negocio y abre una cuenta corriente comercial en su banco local con los fondos que ha ahorrado.

Usando los conceptos de contabilidad de doble entrada, Jane sabe que esta transacción aumentará la cuenta de efectivo de la empresa (el débito) y se compensará con un aumento en la cuenta de capital del propietario (el crédito). En este sistema de Excel, todas las entradas de débito deben registrarse como valores positivos, mientras que todas las entradas de crédito deben registrarse con valores negativos.

La importancia de una sólida contabilidad

Ejecutar un negocio requiere una cantidad tremenda de contabilidad, que se sirve mejor utilizando software específico de contabilidad. Si esta no es una opción para un propietario de negocios, entonces utilizar Microsoft Excel es una buena alternativa. La persona encargada de llevar los registros contables de la empresa debe tener un conocimiento de términos y técnicas contables y comprender las diferentes herramientas dentro de Excel para producir registros contables precisos. Una vez que el negocio crece, se recomienda utilizar un software de contabilidad adecuado.