Una guía paso a paso para ayudarte a completar un W-4

Cada empleado, ya sea a tiempo completo o parcial, debe completar un formulario W-4 para determinar la cantidad de impuestos que se retendrán de cada cheque de pago. Pero si estás cambiando de trabajo ahora y no lo has hecho recientemente, notarás que el formulario W-4 ha cambiado. La versión actual del Formulario W-4, lanzada en diciembre de 2020, fue la primera revisión importante del formulario desde que se firmó la TCJA en diciembre de 2017. Esa ley realizó cambios significativos en la retención para los empleados.

Por qué es importante completar un W-4

De hecho, la revisión del W-4 y los cambios fiscales desde la TCJA pueden ser motivos para revisar nuevamente el W-4 que tienes archivado y ver si necesitas hacer cambios. Por ejemplo, si descubriste que debías mucho dinero en el momento de hacer la declaración de impuestos o te debían mucho dinero porque pagaste de más, revisar tu W-4 aumentará o disminuirá tu salario neto, según cómo lo completes. Esto puede ponerte más dinero en el bolsillo durante el año o ayudarte a evitar un gran golpe de impuestos.

También es inteligente actualizar tu W-4 en cualquier momento en el que experimentes un gran cambio en la vida, como el nacimiento de un hijo, un matrimonio o divorcio, o un nuevo trabajo independiente por tu cuenta. Todos estos eventos pueden tener un efecto en los impuestos que debes.

Cómo funciona el Formulario W-4

El formulario W-4 tuvo una renovación completa en 2020 y ahora tiene cinco secciones para completar en lugar de siete.

La forma en que completes el Formulario W-4, el Certificado de Retención del Empleado, determina cuántos impuestos retendrá tu empleador de tu cheque de pago. Tu empleador envía el dinero retenido de tu cheque de pago al IRS, junto con tu nombre y número de Seguro Social.

Tu retención contribuye a pagar la factura anual de impuestos sobre la renta que calculas cuando presentas tu declaración de impuestos anual. Por eso, un formulario W-4 solicita información de identificación, como tu nombre, dirección, y número de Seguro Social.

Qué ha cambiado en el Formulario W-4

La versión actual del formulario W-4 elimina la opción de reclamar exenciones personales. Anteriormente, un W-4 venía con una Hoja de Exenciones Personales para ayudarte a averiguar cuántas exenciones reclamar. Cuantas más exenciones reclamaras, menos retendría un empleador de tu cheque de pago.

Las exenciones estaban anteriormente vagamente relacionadas con las exenciones personales y dependientes reclamadas en tu formulario de impuestos. Como se mencionó anteriormente, la deducción estándar se duplicó y las exenciones personales y dependientes fueron eliminadas como resultado de la TCJA.

La versión actual te solicita que registres el número de dependientes en tu hogar, en el Paso 3.

También pregunta si tus circunstancias justifican un monto mayor o menor de retención. Por primera vez, te permite indicar si tienes ingresos de un segundo trabajo o esperas tener deducciones fiscales que detallarás en tu declaración de impuestos.

Pasos para completar un W-4:

Paso 1: Proporciona tu información

Esta sección solicita la información personal habitual que te identifica e indica si planeas presentar tus impuestos como persona soltera, casada o jefe de familia. Debes proporcionar tu nombre, dirección, estado civil y número de Seguro Social. Tu empleador necesita tu número de Seguro Social para que cuando envíe el dinero retenido de tu cheque de pago al IRS, el pago se aplique correctamente a tu declaración de impuestos anual.

Paso 2: Indica múltiples trabajos o un cónyuge que trabaja

Este paso es para personas cuyas circunstancias indican que deben retener más o menos que la cantidad estándar. Los ingresos de un cónyuge, un segundo trabajo o ingresos freelance, que pueden aumentar tu responsabilidad fiscal, son factores que se pueden registrar aquí. Entonces, si tienes más de un trabajo o tu estado civil en la declaración de impuestos es casado que presenta en conjunto y tu cónyuge trabaja, entonces tienes una de las siguientes tres opciones para elegir.

  • Opción A

Usa el Estimador de Retención de Impuestos en línea del IRS e incluye la estimación en el paso 4 cuando corresponda.

  • Opción B

Llena la Hoja de Trabajo de Múltiples Trabajos, que se proporciona en la página tres del Formulario W-4, e ingresa el resultado en el paso 4(c), como se explica abajo.

  • Opción C

Marca la casilla en la opción C si solo tienen dos trabajos entre los dos, y haz lo mismo en el W-4 para el otro trabajo. Elegir esta opción tiene sentido si ambos ganan aproximadamente lo mismo. De lo contrario, se puede retener más impuestos de lo necesario.

Paso 3: Agrega dependientes

En este paso es donde indicas el número de tus hijos u otros dependientes. Debes completarlo para determinar tu elegibilidad para el Crédito por Hijos y el crédito para otros dependientes.

Paso 4: Agregar otros ajustes

En esta sección opcional, puedes indicar otras razones para retener más o menos de tu cheque de pago. Por ejemplo, los ingresos pasivos de inversiones pueden aumentar tu ingreso anual y, por lo tanto, tu responsabilidad fiscal, o cuánto deberás. Detallar deducciones puede disminuir la cantidad de impuestos que debes. Estas pueden ser razones para ajustar tu retención en el W-4.

Paso 5: Firma y fecha el Formulario W-4

El formulario no es válido hasta que lo firmes.

Recuerda, solo debes completar el nuevo formulario W-4 si comienzas un nuevo trabajo o si deseas hacer cambios en la cantidad retenida de tu salario.

Puedes cambiar tu retención en cualquier momento presentando un nuevo W-4 a tu empleador.

Conclusideraciones especiales al presentar el Formulario W-4

Si comienzas un trabajo a mediados de año y no estabas empleado anteriormente ese año, aquí hay un detalle fiscal que puede ahorrarte dinero: si estarás empleado no más de 245 días al año, solicita por escrito a tu empleador que use el método de medio año para calcular tu retención.

Para qué se utiliza el Formulario W-4

El formulario W-4 es utilizado por tu empleador para calcular la cantidad de dinero que se retendrá de cada uno de tus cheques de pago y pagar directamente a las autoridades fiscales como un pago estimado de impuestos. Tu declaración de impuestos anual 1040 informa la cantidad que pagaste en retenciones y calcula cualquier cantidad que aún debas o te deban como un reembolso.

Quién tiene que completar un Formulario W-4

Se solicita a cada empleado completar un W-4, por lo general, en el primer día de trabajo. La falta de hacerlo puede resultar en que pagues demasiados o muy pocos impuestos.

En general, el formulario solo requiere rellenarse nuevamente si un empleado cambia de trabajo o ha experimentado un cambio en las circunstancias que justifica modificar la cantidad de dinero de sus cheques de pago retenida para impuestos.

Si es un trabajo nuevo, sí debes hacerlo. Siempre que comiences un nuevo trabajo, ya sea a tiempo completo, parcial o estacional, debes completar un Formulario W-4. Debes reportar esos ingresos y pagar impuestos sobre ellos. El W-4 ayuda a tu empleador a calcular la cantidad de impuestos a deducir de tu salario. Si no pagas suficientes impuestos, podrías recibir una alta factura de impuestos e incluso tener que pagar una multa.

Hay varias formas de reducir tu responsabilidad fiscal para pagar menos impuestos. Estas incluyen contribuir a un plan de jubilación patrocinado por el empleador, como un 401(k), una cuenta de ahorros para la salud (si tienes un seguro de salud con deducible alto) y una cuenta de gastos flexibles. Invertir en un plan 529 para la educación universitaria de tus hijos también puede ayudar a reducir tu responsabilidad fiscal, pero solo para los impuestos estatales, no los federales.

Los empleados deben completar los formularios W-4 porque el IRS requiere que las personas paguen impuestos sobre sus ingresos a lo largo del año, a medida que los obtienen.

Si tienes demasiado poco impuesto retenido, podrías deber una cantidad sorprendentemente grande al IRS en abril, además de intereses y multas por no pagar durante el año.

Si tienes demasiado impuesto retenido, tu presupuesto mensual será más apretado de lo necesario. Además, estarás dando al gobierno un préstamo sin intereses cuando podrías estar ahorrando o invirtiendo ese dinero. No recuperarás tus impuestos pagados en exceso hasta el año siguiente cuando presentes tu declaración de impuestos y obtengas un reembolso.