El concepto de “per diem” o tarifa diaria es un monto fijo de reembolso pagado a empleados por gastos diarios de alojamiento, comidas y gastos incidentales en viajes relacionados con negocios. Estas tasas se establecen anualmente por la Administración de Servicios Generales (GSA) para destinos dentro de los Estados Unidos continentales; las tasas para lugares no extranjeros (como Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) son establecidas por el Departamento de Defensa y las tasas extranjeras (cualquier lugar fuera de los EE. UU. y sus territorios) son establecidas por el Departamento de Estado.

¿Qué cubre el Per Diem y por qué es importante?

Si viajas por negocios o tienes empleados que viajan, es importante entender el per diem, ya que ofrece una alternativa al reembolso basado en registros detallados de gastos y requiere una contabilidad menos elaborada. A continuación, respondemos preguntas que podrían surgir sobre el per diem, cómo funciona y qué implica en términos fiscales.

¿Qué cubre el Per Diem?

El GSA divide las tasas de per diem en dos categorías: comidas/gastos incidentales y alojamiento.

Gastos de Comidas e Incidentales

La categoría de comidas y gastos incidentales cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena), servicio a la habitación, lavandería, limpieza en seco, servicios de planchado de ropa y propinas para personas que brindan servicios, como meseros y maleteros.

Las ciudades principales suelen tener el tope máximo de per diem de $79 por día, como Nueva York y Boston; ciudades más pequeñas que albergan viajes relacionados con negocios tienen per diems que oscilan entre los niveles más bajos ($59 a $74), como Tampa y Cleveland, que tienen per diems de $69.

  • Tier 1: $59 (Desayuno $13, Almuerzo $15, Cena $26, Gastos Incidentales $5)
  • Tier 2: $64 (Desayuno $14, Almuerzo $16, Cena $29, Gastos Incidentales $5)
  • Tier 3: $69 (Desayuno $16, Almuerzo $17, Cena $31, Gastos Incidentales $5)
  • Tier 4: $74 (Desayuno $17, Almuerzo $18, Cena $34, Gastos Incidentales $5)
  • Tier 5: $79 (Desayuno $18, Almuerzo $20, Cena $36, Gastos Incidentales $5)

Gastos de Alojamiento

La categoría de alojamiento cubre los hospedajes durante estancias nocturnas, como hoteles, moteles, posadas, resorts y apartamentos. Para el año fiscal 2024, la tarifa de per diem para Atlanta es de $173 para alojamiento y $74 para comidas y gastos incidentales.

¿Cómo se determinan las tasas de Per Diem por ubicación?

Las tasas de per diem se basan en el costo de vida de un área. Por ejemplo, en grandes ciudades como Chicago, Nueva York y Los Ángeles, las tasas son más altas que en áreas no metropolitanas debido a que los bienes y servicios en las ciudades más grandes suelen ser más costosos. Las tasas de alojamiento también pueden variar mensualmente en respuesta a la oferta y demanda.

¿Qué sucede con las tasas de Per Diem en fines de semana?

En general, las empresas a menudo tienen políticas para cubrir comidas y alojamiento para los días trabajados, incluso los fines de semana. Puede ser necesario que los trabajadores asistan a una conferencia de fin de semana; en este caso, se incurriría en per diem durante el fin de semana.

¿El Per Diem se reporta al IRS?

El per diem en exceso de las tasas de per diem federales aceptadas se considera ingreso tributable y se reporta al IRS como parte de la presentación de ingresos. El per diem normal pagado bajo un plan de cuentas claras no se incluye en el W-2 de un empleado.

¿Debo mantener recibos si recibo Per Diem?

Consulta la política de recibos de tu empresa para comprender mejor si se requieren recibos. En muchos casos, las empresas evitan requerir a los empleados mantener recibos. En lugar de eso, acuerdan simplemente pagar las tarifas aprobadas por el gobierno para comidas y costos relacionados con los viajes.

¿Cuál es la diferencia entre Per Diem y Estipendio?

Si bien tanto el per diem como los estipendios pueden cubrir gastos de subsistencia, el per diem se usa más comúnmente para gastos fuera del hogar. En adición, los estipendios suelen ser una cantidad menos rígidamente calculada que simplemente otorga una cantidad general para ser utilizada para propósitos más genéricos.

¿Es el Per Diem un salario?

No, el per diem es un gasto variable que las empresas pagan a los empleados por gastos incurridos lejos de sus hogares. No es una cantidad fija, especialmente considerando que diferentes áreas geográficas tendrán diferentes tasas de per diem.

Conclusión

Los pagos de per diem reembolsan a los empleados que viajan por negocios. Las tasas varían por ubicación y época del año y se dividen en dos categorías: alojamiento y comidas y gastos incidentales. Si tus pagos no exceden la tasa máxima de per diem federal, no son tributables; en caso contrario, el exceso se gravará como ingreso ordinario. Las tasas de per diem pueden cambiar anualmente y las leyes fiscales pueden ser complicadas. Consulta con un especialista tributario calificado si tienes preguntas o inquietudes sobre la política de per diem de tu empresa.